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올해는 4월 18일이 개인 세금 보고 마감일이다. 아직 세금 보고 준비를 마치지 못 하였거나  6개월 연장신청을 하려는 납세자를 제외하고 세금 보고를 마친 납세자들은 지난 2021년 한해 동안의 소득신고를 마치고 세금보고를 위해 준비한 많은 서류들을 어떻게 처리할지 고민하고 있을것이다. 최소한의 자료만 보관하고자 하는경우, 어떤 서류를 얼마나 오래 보관해야할지에 대해 알아보자.
첫번째, 수입의 원천에 대한 모든 기록, 특히 business를 통해 발생한 수입과 business와 관련이 없는 수입, 그리고 세금을 납부해야는 수입과 그렇지 않은 수입에 대한 기록을 보관해야 한다. 두번째, 세금보고상 비용으로 처리할수 있거나 처리한 항목들에 대한 기록을 보관해야한다. 세번째, 재산이나 재화 취득 당시의 비용에 대한 기록, 특히, 재화의 구입가격이나 취득후 투자된 비용에 대해서도 기록을 잘 남겨두어야 한다. 연방법에 따르면 모든 납세자는 세금 보고서 복사본과 모든 증빙자료들을 3년 동안 보관해야한다고 규정되어 있는데 이 법에 근거 하여 많은 사람들이 이 기간동안만 증빙 자료를 보관 하면 된다고 잘못 알고 있다. 모든 납세자는 연방국세청이 요구하는한 모든 기록을 보관해야 하는데, 이 기간은 주로 연방 국세청이 특정 납세자에게서 더 많은 세금이나 벌금을 부과하려고 할 때 사용할수 있는 기간이거나 납세자가 이미 보고되어진 세금보고서를 정정해서 환급신청을 할 수 있는 기간을 의미한다. 만약 납세자가 다른 세금을 더 납부할 의무가 없으며 세금보고에 중대한 과실이 없었다면 3년동안 기록을 보관해야하며, 납세자가 일단 세금신고를 마친후 환급신청을 위해 정정 보고를 한다면 세금이 지불된 날짜로부터 2년 혹은 original 세금 신고 후 3년 중 더 긴 기간동안 기록을 보관해야 한다. 만약 납세자가 주식이나 유가증권의 거래로 부터 손실을 입은 경우는 손해를 본 내역을 7년동안 보관해야 한다. 하지만 연방 국세청에서 보기에 중대하게 많은 액수 (전체수입의 25퍼센트 이상)을 보고하지 않거나 거짓으로 보고했다고 보여지게되면, 연방 국세청에서는 6년전까지의 세금 신고에 대해 감사를 시행할수 있다. 결국 가장 중요한 사항은 만약 납세자가 세금신고서를 보고하지 않았거나 거짓으로 세금 신고서를 보고했을 경우에는 연방 국세청에서 요구하는 모든기간에 대해 보관되어진 기록을 증명해야 하는 부담이 모든 납세자에게 지워진다는 점이다.
신용카드명세서 및 유틸리티 등 개인비용관련 서류는 3년, 세금보고에 사용된 서류들 (비지니스 수익 및 급여내역, 공제에 사용된 의료비지출내역, 주식거래내역 등)은 대략 6년정도 보관하는것이 좋겠다. 이외에 보험관련 서류는 계약기간이 만료될 때까지 보관하고, 부동산관련자료 (구입 및 매각시 에스크로서류, 보유기간중 지출한 투자비용, 모기지이자 및 부동산세 납부서류)는 그 부동산을 매각한 후 3년정도 더 보관하는것이 좋겠다.